A beérkezett ajánlatokat a rendszerben rögzíteni kell, majd ezekből árjegyzék készíthető. Az árjegyzék a meghatározott időszakig érvényes, és innentől kezdve alapként szolgál a további bizonylatokhoz. Így az adminisztráció egyszerűsödik, és az árak automatikusan a rögzített feltételek szerint kerülnek alkalmazásra.